Что нужно знать в 20, чтобы не проспать свою жизнь

Познакомиться с принципами тайм-менеджмента — наукой по управлению временем

Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она важная, срочная, сложная, можно ли ее делегировать и только потом приступить к выполнению. Сюда идеально подходит цитата Франца Вертфоллена: «Чтобы получить выгоду от редкой возможности, ее надо сделать приоритетом номер один». 

Планирование и структурирование

Чтобы качественно выполнить задачу, нужно разобраться, к какому сроку ее нужно сделать и сколько на это потребуется времени. А для работы со сложным поручением нужно понять, как можно его разделить на более простые подзадачи, как отслеживать процесс выполнения и результаты. 

Методы тайм-менеджмента

Начнем сразу с практики: представьте свой 80-й юбилей. К вам  пришли гости и самые близкие люди. И ты говоришь тост — за что вы благодарны самому себе? Людям? Как выглядит ваша  жизнь? Какие отношения и достижения сделали вас  счастливым человеком? 

Далее выпишите в свободной форме пункты, которые были важными в вашей жизни и делали вас успешным.  Так мы сможем определить твои ценности и заложить их в основу планирования. 

Практика Бенджамина Франклина

Психолог Юлия Сивова предлагает воспользоваться трудами Бенджамина Франклина и определить для себя:

Глобальную цель. Зачем я живу и каким будет главный результат моей жизни? 

Генеральный план. Описывает конкретные этапы жизни, сферы деятельности, конкретные факторы для достижения цели.

Долгосрочный план. Детализация конкретных этапов жизни, которые планируется осуществить в течение одного, трех или пяти лет.

Краткосрочный план. Предусматривает планирование на неделю, месяц или квартал.

План на день. Планирование в рамках дня. 

Важное правило — главное сделать, а как оно получится, это уже другой вопрос

Да, это тоже практика. Необходимо записать хоть что-нибудь и делать это не обязательно идеально. Зато сделать. 

«Кстати, этот принцип “сделай хоть как-нибудь, на тройку” подарил мне много бонусов в виде крутых знакомств, проектов, которые я реализовала или от которых впоследствии отказалась. Потому что поняла, что это не то, чего я хочу, —  и это тоже большой результат», — отмечает Юлия Сивова. 

А если я не знаю, чего я хочу?

Часто, чтобы понять «чего я хочу», сначала нужно понять «чего я точно не хочу». Эта мысль может стать успокаивающей на пути к целям. 

Матрица Эйзенхауэра

Далее в качестве инструмента можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Это методика 34-го, самого продуктивного президента США, которая поможет расставить приоритеты в делах на месяцы и недели. И разделит все задачи на четыре  группы, схематично их представляют в виде квадранта:

срочные и важные

важные и не срочные

не важные и срочные

не важные и не срочные

Люди, которые фокусируются «на важных и срочных делах», как правило, вечно заняты. Они в вечной гонке, всегда спешат и ничего не успевают, раздражительны из-за постоянного состояния стресса. 

Если человек продуктивен и умеет планировать свое время, то большинство дел будут находиться в квадрате: «важные и не срочные». Выполнение этих дел позволяет спокойно и уверенно достигать своих целей, предотвращая возможные кризисы. Важно научиться фокусировать себя именно на этой категории дел. 

«Не важные и срочные дела» — это рутина, которая требует определенных навыков. Например, написать и выложить пост, сделать рассылку для клиентов, приготовить еду. Эти задачи стоит делегировать. Их логично не выполнять и отказаться — это пожиратели времени: пустые беседы, видеоигры, скроллинг ленты, просмотр рилс. Отслеживайте, сколько реального времени приходится на категорию, и подумайте, как сделать ваш отдых более эффективным.

Методы краткосрочного планирования

Метод «Альпы»:

Составить список задач. Обратите внимание, чтобы вошли также задачи, которые вы обычно выполняете, но не привыкли планировать. Например, приготовление пищи, уборка, физические упражнения и другие бытовые дела. 

Расставить приоритет для каждой задачи. Что сейчас важнее?

Определить время выполнения задачи. Сколько примерное время на выполнение этой задачи? Лучше рассчитывать в большую сторону, добавляя около 20% времени. Это позволит точнее уложиться в план.

Определить, какие задачи можно делегировать и кому? Для людей, которым делегируете ту или иную цель,  — дать точные указания, поясняя, какой именно результат от них ожидается, в какие сроки и кто ответственный за выполнение и сроки.  

Выбрать приоритетные личные задачи, заняв до 60% своего рабочего времени каждой. Обычно в течение дня могут происходить форс-мажоры, так что 40% оставляем на них. Если вдруг все идет по плану, то выполняем дальнейшие задачи с опережением.

Оценить свои результаты и перенести невыполненное на другой день. 

Еще один важный тезис, который укрепит самоценность, — это осознание своих результатов в конце каждого дня, что послужит основой положительной мотивации.

Ежедневное планирование

Известный консультант по продуктивности Айви Ли придумал способ ежедневного планирования, который может сработать, если поделить на шесть этапов: 

Вечером записать шесть  самых важных дел на следующий день. 

Определить приоритет каждой из задач. 

Сконцентрироваться на первой задаче, и не приступать к следующим, пока она не будет завершена. 

Выполнив задачу, актуализировать перечень задач, изменив порядок выполнения существующих. 

Добавить новые задачи в список, если вдруг они появились. 

Продолжать последовательно выполнять задачи. 

Метод «помидора»:

Этот метод любят многие, потому что он еще и учит держать фокус, а это навык номер один для успеха в бизнесе по мнению двух долларовых миллиардеров — Уоррена Баффета и Билл Гейтса. Очень простой на вид, но, следуя ему ежедневно, сразу ощущается прирост своей эффективности. 

Представьте, перед вами стоит задача —– написать статью на тему «Личная эффективность». Одновременно засекаете 25 минут в одноименном приложении и посвящаете время только этой задаче, не отвлекаясь, фокус только на написании. После этого засекаете пять  минут перерыва, во время которого отвлекаетесь  от задачи. Делать это нужно  три-четыре  круга и завершать пятый большим перерывом на 25 минут, но при условии, что все выполнено. 

Техника «2 минуты»

Составляется список важных дел, которые могут занять всего две минуты, — это дела, которые помогут начать, раскачаться и дадут быстрый результат, а значит и энергию на дальнейшие задачи, которые требуют больших усилий времени. 

Важно: тайм-менеджмент не освоить прочитав один пост, даже если он хорош и практичен, но можно и нужно учиться этому каждый день. Стоит отметить, что

он напрямую связан с психологией личности, то есть управлением собой, своим состоянием. 

«Качество жизни во многом зависит от того, как вы себя чувствуете. Ваш эмоциональный настрой определяется самооценкой, или, как часто говорят, тем, насколько вы себе нравитесь», — Брайан Трейси. 

Текст: Екатерина Семенова

Иллюстрации: Елена Шилова